Niemand wünscht sich eine solche Mammutaufgabe, schon gar nicht die Geschäftsstelle der Bild-Kunst in Bonn, die bereits die Umstellung der Systemsoftware bewältigen muss. Von Anfang an war klar, dass ein solches Projekt nicht von der Stammbelegschaft allein gestemmt werden kann. Deshalb hat die Bild-Kunst neue Kolleginnen und Kollegen eingestellt, die seit Mitte des Jahres an Bord sind und mit deren Unterstützung der Austausch der Verträge beginnen konnte.
Mit Stand Mitte November 2022 sind bereits ca. 7.000 Verträge erneuert worden. Ist das viel oder wenig? Vor dem Hintergrund der sehr positiven Rücklaufquote von 50 bis 70 Prozent könnte man sich fragen, warum es nicht schneller geht.
Zunächst ist zu sagen, dass die Bild-Kunst am Anfang nur kleine Blöcke an Mitgliedern angeschrieben hatte, um aus der Erfahrung zu lernen. Erst seit Oktober werden pro Versand 5.000 Mitglieder adressiert. In der Zukunft wird das Projekt deshalb an Fahrt aufnehmen.
Was uns aber die meiste Zeit kostet, ist die Erfassung neuer Daten. Seit der Unterschrift unter den ursprünglichen Wahrnehmungsvertrag sind teilweise Jahrzehnte vergangen – und nicht alles, was für unser Mitgliederverzeichnis wichtig ist, wurde seitdem aktualisiert. So hat die Bild-Kunst jetzt die einmalige Chance einer Aktualisierung ihres Mitgliederverzeichnisses – was aber auf Kosten der Geschwindigkeit geht. Neue Daten müssen manuell in das System eingetragen werden.
Ein weiteres Problem liegt in Verträgen, die ohne die erforderlichen Unterschriften zurückgesendet werden oder andere Formfehler enthalten. In allen diesen Fällen muss Rücksprache gehalten werden – und das kostet Zeit.
Momentan schreibt die Bild-Kunst vor allem Urheber*innen der BG II (Fotografie, Illustration, Design) an. Im März 2023 wollen wir in diesem Bereich über 10.000 neue Verträge verfügen. Wir werden dafür bis zu 20.000 Mitglieder angeschrieben haben. Im zweiten Halbjahr 2023 wird die Bild-Kunst dann endlich auch ihren Mitgliedern der BG I (Bildende Kunst) und BG III (audiovisuelle Werke) die neuen Verträge anbieten.