Im Herbst 2019 startete die Bild-Kunst nach längeren Vorarbeiten ein umfangreiches Projekt zur Erneuerung ihrer gesamten IT-Infrastruktur. Unmittelbarer Auslöser war der angekündigte Rückzug des bisherigen Dienstleisters aus dem Geschäft. Dieser sorgte mehr als 25 Jahre lang mit einem flexiblen und über die Jahre immer stärker verfeinerten System für den reibungslosen laufenden Betrieb der Bild-Kunst. Nun muss der „Maschinenraum“ ausgetauscht und ein modernes System installiert werden.
Die Pandemie konnte den Projektfortschritt im Jahr 2020 glücklicherweise nicht aufhalten. So wurde als erster Meilenstein die Buchhaltung im letzten Winter auf das neue System umgestellt. Allerdings zeigte sich während der Arbeiten, dass etliche Routinen und Arbeitsabläufe deutlich komplexer sind als in der Planungsphase veranschlagt. Die Bild-Kunst ist kein freies Unternehmen, das selbständig sein Servicelevel bestimmen kann. Vielmehr muss sie als Treuhänderin ihrer Berechtigten auch kleinste Besonderheiten berücksichtigen und in den IT-Prozess integrieren: so genügt es zum Beispiel nicht, für eine*n Berechtigte*n ein Girokonto für die Ausschüttungen zu hinterlegen. Es muss auch an die Möglichkeit gedacht werden, Geld an Erb*innen auszuzahlen, an Kontobevollmächtigte, die Vormundschaft oder Pfandgläubiger*innen (häufig der Staat). Zu jeder Zeit muss es möglich sein, Kontosperren zu verfügen, z. B. weil ein Betrugsverdacht vorliegt. Die Beispiele ließen sich fortsetzen.
Nach dem derzeitigen Stand des Projektfortschrittes liegen mindestens noch weitere neun Monate Arbeit vor uns. Wobei in dieser Phase stufenweise immer mehr Module an das neue IT-System übergeben werden. Im kommenden Sommer soll die Verwaltung der Individualrechte nach der Buchhaltung den zweiten Schritt machen. Es geht dabei um die Administration der Exklusivrechte Kunst, des Folgerechts und aller individuell einzelnen Berechtigten zugeordneten Zahlungen. Im Kunstbereich muss das neue System die spezifische Arbeitsweise einer Verwertungsgesellschaft abbilden: wir verkaufen ja die Lizenzen nicht wie Konsumgüter, sondern wickeln den Prozess in einem längeren Ping-Pong-Spiel mit den Kund*innen, also den künftigen Nutzer*innen ab. Nach der Lizenzanfrage muss zunächst geprüft werden, ob wir das angefragte Werk vertreten. Bei vielen Nutzungen wird es erforderlich, den oder die Künstler*in um Erlaubnis zu fragen, so in allen Fällen, in denen das Urheberpersönlichkeitsrecht tangiert ist. Dann erhält der oder die Kund*in ein Lizenzangebot, das ggf. noch geschärft werden muss. Schließlich die Genehmigung – der oder die Kund*in darf nutzen. Sobald die Nutzung tatsächlich erfolgt ist, was auch erst viel später der Fall sein kann, müssen die Abrechnungsparameter erhoben werden, um die tarifliche Vergütung zu berechnen. Erst dann erfolgt die Rechnungsstellung. Aufgrund dieser und vieler weiterer Besonderheiten können wir keine Software von der Stange einsetzen. Die neue IT basiert zwar auf Standardsoftware, muss aber umfangreich auf unsere Bedürfnisse angepasst werden.
Im Herbst soll dann die Inbetriebnahme der IT-Module erfolgen, die der Bild-Kunst erlauben, Kollektivabrechnungen in den Bereichen Kunst und Bild vorzunehmen. Hier geht es um die volumenmäßig größten Ausschüttungen. Derzeit liegt die Bild-Kunst im Zeitplan der Ausschüttungen zurück – die Kollektivausschüttungen des Jahres 2019 werden erst in den nächsten Wochen erfolgen. Wenn alles gut geht, könnten die entsprechenden Ausschüttungen 2020 dann im vierten Quartal 2021 auf Basis der neuen Software erfolgen. Wobei die Filmausschüttungen aufgrund ihrer größeren Komplexität als drittes Modul definiert worden sind. Der Abschluss der Arbeiten hieran wird erst gegen Projektende im ersten Quartal 2022 erfolgen können.
Die Herausforderung der kommenden Monate liegt nicht nur in der Einhaltung des Zeitplans, sondern auch in der Gewährleistung des Parallelbetriebs von alter und neuer Software während der Übergangsphase. Zusätzlich wird das Tagesgeschäft in den kommenden Monaten durch Schulungen der Belegschaft und durch die Notwendigkeit beeinträchtigt werden, das neue System umfangreich zu testen. Zudem muss wie bei jeder größeren IT-Umstellung mit Kinderkrankheiten gerechnet werden.
Wenn alles gut geht, werden die Berechtigten der Bild-Kunst von den Arbeiten auf der Baustelle nichts mitbekommen. Wahrscheinlicher ist es jedoch, dass wir an der ein oder anderen Stelle in einen Engpass geraten werden. Hierüber werden wir zeitnah auf der Webseite informieren.