Der Abruf der Fördergelder erfolgt ausschließlich auf dem Schriftweg. Es genügt eine formlose E-Mail. Grundsätzlich stehen die Fördergelder ab Vertragsabschluss zum Abruf bereit. Eine Auszahlung kann jedoch erst dann erfolgen, wenn die Finanzierung des Projekts in dem im Antrag beschriebenen Umfang gesichert und der Anteil weiterer möglicher Förderungen nachgewiesen ist.
Die Auszahlung erfolgt je nach Projektfortschritt in mehreren Raten. Grundsätzlich können bis zu 80 Prozent der zugesagten Gelder abgerufen werden. Die Auszahlung der restlichen Gelder erfolgt nach Abrechnung und Abschluss des ganzen Projekts.
Der Förderzeitraum umfasst das Jahr, in dem die Förderung ausgesprochen wurde, sowie das folgende Kalenderjahr. Gelder, die spätestens 18 Monate nach Bewilligung nicht abgerufen werden, verfallen, sofern keine anderweitige Vereinbarung mit der Stiftung Kulturwerk getroffen wird.