Jede natürliche Person, die das Mitgliederportal nutzen will, muss sich hierfür ein so genanntes „Nutzerkonto“ anlegen. Die VG Bild-Kunst prüft nicht, wer hinter dem Nutzerkonto steht. Geprüft wird nur die Echtheit der angegebenen E-Mail-Adresse.
Wer sich im Mitgliederportal einloggen will, muss sich mit seinem Nutzerkonto anmelden. Dies geschieht durch Angabe der E-Mail-Adresse, die bei der Registrierung hinterlegt wurde, sowie einem frei gewählten Passwort.
Der Zugang zum Mitgliederportal ist jedoch wertlos, wenn das Nutzerkonto nicht mit einem so genannten „Urheberkonto“ verknüpft wurde. Hinter diesem Begriff verbirgt sich der Datensatz eines Urheber-Mitglieds auf den Servern der VG Bild-Kunst, auf den von außen zugegriffen werden kann.
Der Vorteil dieses Systems besteht darin, dass mehreren Nutzer*innen Zugriff auf ein- und dasselbe Urheberkonto gewährt werden kann. Zum Beispiel können mehrere Mitarbeitende eines Verlags auf das Verlagskonto zugreifen. Oder es können ein Urheber oder eine Urheberin und ein Bevollmächtigter oder eine Bevollmächtigte auf das Urheberkonto des besagten Urhebers oder der besagten Urheberin zugreifen.